HSE文件的結構與編寫要求

  建立體系的過程就是結合企業性質和特點，將標準具體化為企業的健康、安全與環境管理體系文件的過程。健康、安全與環境管理體系，是個文件化的體系，按標準要求建立的體系文件是企業實施健康、安全與環境管理的規范。
1． HSE管理體系文件的結構
    參照ISO10013《質量手冊編制指南》附錄A的描述和體系設計方案中文件層次的開發，HSE管理體系可分為三個層次，即：
（1）管理手冊（A層文件）；
（2）程序文件（B層文件）；
（3）支持性文件（C層文件）；
    建議企業可以與ISO9000系列、ISO14000系列相符的現行管理體系，作為HSE管理體系的基礎。可以在管理體系文件方面實行HSE與質量和（或）環境的一體化。這樣做可使質量管理體系文件、環境管理體系文件和HSE管理體系文件具有完整性，避免重復，便于實施管理。但是鑒于目前大多數企業落后的健康、安全與環境管理的現狀，同時為了加強健康、安全與環境意識，突出 重點，在建立HSE管理體系的初期仍建議企業編制獨立的HSE體系文件。
2． 編寫體系文件的原則
    寫你要做的，做你所寫的，記你所做的。即：標準要求的要寫到，文件寫到的要做到，做到的要有效。文件寫完后一定要下發討論和修改，達到所寫即所做。
3．編寫體系文件的基本要求
1）系統性
（1）企業應對其HSE管理體系中采用的全部要素、要求和規定，系統條理地制定各項方針和程序；
（2）所有文件應按統一規定的方法編輯成冊；
（3）各層次文件應涉及HSE管理體系一個邏輯上獨立的部分；
（4）各層次文件應做到接口明確、結構合理、協調有序。
2）法規性
（1）體系文件應在總體上遵循SY/T6276-1997標準，以及國家或上級有關法規要求；
（2）文件一旦批準實施，就必須認真執行；
（3）文件修改只能按規定的程序進行。
3）協調性
（1）體系文件的所有規定應與組織的其他管理規定相協調；
（2）體系文件應與有關技術標準、規范相互協調。
（3）體系文件之間應相互協調。
4）見證性
（1）體系文件作為客觀證據（適用性證據和有效性證據）管理者、相關方、第三方審核機構證實本組織HSE管理體系的運行情況；
（2）對于審核來講，HSE管理體系文件可作為下列方面的客觀證據。
5）惟一性
①危險因素、環境因素已被識別；
②有關活動的程序已被確定并得到批準；
③有關活動處于全面的監督檢查之中；
④程序處于更改控制之中；
⑤對一個企業，其HSE體系文件是惟一的理解；
⑥通過清楚、準確、全面、簡單扼要的表達方式，實現惟一的理解；
⑦決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用。
6）適用性
①體系文件應根據企業規模、生產活動的具體性質采取不同的形式；
②任何體系文件都應依據標準的要求和企業的實際；
③所有文件規定都應在實際工作中能得到有效的貫徹；
④體系文件的詳略程度應與人員的素質、技能和培訓等因素相適應。
4．體系文件編寫的方式
1）自上而下依次展開方式（本文采用的方式）
    按承諾、方針目標、管理手冊、程序文件、作業文件的順序編寫，這有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對文件編寫人員的素質要求較高，文件編寫所需時間較長，且必然伴隨著反復修改。
2）自下而上的編寫方式
    按基礎文件、程序文件、管理手冊的順序編寫，這適用于原管理基礎較好的企業，但如無總體設計方案指導易出現混亂。
3）從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫方式
    先編寫程序文件，再開始手冊和基礎性文件的編寫，實質是從分析活動，確定活動程序開始，有利于標準的要求與企業實際緊密結合，也可縮短文件編寫時間。